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Was tun wenn das E-Mail-Postfach voll ist?

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07 09 2020 Michael Ludwigsupport

Was tun wenn das E-Mail-Postfach voll ist?

Unsere Server versenden bei Erreichen von bestimmten Grenzwerten automatisch Hinweis-E-Mails, dass die Kapazität des Postfaches bald erreicht sein wird. Spätestens dann sollte man sich darüber Gedanken machen, den Posteingang aufzuräumen.

Zunächst einmal: Keine Panik. Die erste Warn-E-Mail gibt es bei einer Auslastung von ca. 50 %, die zweite bei 80 % und die dritte dann bei 95 %.

Wenn Sie eine solche Hinweis-E-Mail bekommen haben, dann sollte recht zeitnah gehandelt werden, sprich das Postfach sollte aufgeräumt werden. Aufräumen bedeutet, dass alte E-Mails in einen lokalen Ordner verschoben werden. Wie man einen lokalen Ordner anlegt ist abhängig vom eingesetzten E-Mail-Programm und ggf. vom Betriebssystem.

Grundsätzlich stellen alle E-Mail-Programme (z.B. Mail, Win-Mail, Thunderbird, Outlook) eine Funktion zur Verfügung um einen lokalen Ordner anzulegen. Diese Funktion findet man entweder in der Menüleiste (bei Thunderbird im Datei › Neu › Ordner…) oder in der Sidebar (links im Programmfenster) existiert ein Eintrag 'Lokale Ordner', 'Lokal' oder auch 'On my Mac'. Bei einem Klick mit der rechten Maustaste öffnet sich ein Kontextmenü in dem sich ein Menüpunkt 'Neuer Ordner…' befindet. Eine Ausnahme stellt Outlook dar. In Outlook müssen Sie eine 'Datendatei' anlegen. In Office, ab Version 2013, klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Datei › Kontoeinstellungen › Kontoeinstellungen (Schaltfläche) › Datendatei.

Ist der 'Lokale Ordner' oder die 'persönliche Datendatei' erst einmal angelegt, müssen die E-Mails nur noch vom Server in den 'Lokalen Ordner'/die 'persönliche Datendatei' verschoben werden.

Dazu wählt man z.B. im 'Posteingang' alle E-Mails aus, die älter als ein Jahr sind und zieht sie dann auf den 'Lokalen Ordner'/die 'persönliche Datendatei'. Das E-Mail-Programm verschiebt nun die ausgewählten E-Mails in den Order auf dem Computer. Je nach Datenmenge und Verbindungsgeschwindigkeit dauert dies u.U. eine längere Zeit. Man sollte daher besser in 'kleineren Häppchen' arbeiten.

Ein wichtiger Hinweis: Betriebssysteme haben 'Größenbegrenzungen', die die Größe einer einzelnen Datei betreffen. Bei älteren Betriebssystemen liegt diese Grenze bei 2 Gigabyte, bei nicht ganz so alten Betriebssystemen bei ca. 4 Gigabyte. Dies sollten Sie beachten, wenn Sie mit Outlook arbeiten. Überschreiten Sie diese Größengrenzen, ist die 'persönliche Datendatei' nicht mehr nutzbar. Es können aber mehrere 'persönliche Datendateien' oder 'Lokale Ordner' angelegt werden, z.B. nach Jahren.

Ein weiterer Hinweis: Auch wenn die Postfächer auf unseren Servern mehrere Gigabyte an Speicherplatz für E-Mails zur Verfügung stellen, dienen sie nicht dazu E-Mails dauerhaft zu speichern. Insbesondere dann nicht, wenn Sie verpflichtet sind, E-Mails revisionssicher zu speichern.


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